Le saviez-vous, les chiffres relatifs à la fraude à la TVA sont très étonnants en France. En effet, la TVA non perçue fait une perte de 20 à 30 Milliards d’euros à la France, et ce, chaque année. Les fraudes se prolifèrent, et les techniques changent, augmentant les chiffres. Il devient donc urgent de trouver des techniques efficaces pour combattre ce fléau. De nos, les caisses enregistreuses intelligentes, également appelées boîtes noires ont spécialement été produites pour faire face à ce souci de fraude fiscale. Le point sur cette technique innovante.

Qu’est-ce qu’une boîte noire ?

La boîte noire se définit par un boîtier branché sans interruption à une caisse enregistreuse. Dans les secteurs d’activité de l’hôtellerie, de la restauration et des cafés (HORECA), l’usage d’un SVC est devenu obligatoire depuis 2016. Un SVC se compose de trois éléments essentiels : une caisse enregistreuse certifiée, une boîte noire, et une carte d’activation personnalisée. Cette dernière s’obtient gratuitement au sein du SPF Finances, est à poser dans la boîte noire.

Pour l’acheter, il faut se rendre dans les fournisseurs certifiés. Rendez-vous sur https://horeca-caisse.be/boites-noires-horeca/ pour équiper votre commerce d’une caisse enregistreuse munie d’une boîte noire.

Pourquoi mettre en place une boîte noire ?

La mise en place de la boîte noire est une mesure prise pour combattre les fraudes fiscales, tout en réduisant le travail au noir. De nos jours, plusieurs commerçants n’ont pas la bienveillance de déclarer tous leurs revenus, en plus de travailler avec du collaborateur au noir. D’ailleurs, cette technique apporte déjà ses fruits, avec un accroissement global de 400 millions d’euros de chiffre d’affaires.

Par ailleurs, l’usage de la boîte noire rend transparent le calcul de la TVA, optimisant ainsi la gestion comptable. En outre, utiliser une boîte noire permet également aux commerçants d’enregistrer facilement les encaissements.

Comment fonctionne la boîte noire ?

Le mode de fonctionnement de la boîte noire est très simple. En effet, il suffit d’introduire dans la boîte noire une carte d’activation unique pour chaque commerce et établissement. Quel est le rôle de cette carte ? Cette carte est indispensable pour stocker les données qui concernent les prestations de services de l’établissement et les rotations du personnel. Pendant leur visite, les contrôleurs de finances récupèrent facilement la carte et passent en revue les données qui y sont stockées.

À qui s’adresse la boîte noire

L’usage de la boîte noire est conditionné par deux principaux facteurs. Tout d’abord, elle est conçue pour les commerces qui offrent aux consommateurs des repas à manger sur place. De l’autre côté, le chiffre d’affaires hors TVA de l’établissement doit être supérieur ou égal à 25 000 € par an. À noter que c’est uniquement le chiffre d’affaires fait sur les repas consommés sur place qui sera pris en considération, et non les plats à emporter.

En cas de non suivie de cette règlementation, l’établissement s’expose à une amende de 1 500 €.

Bonnes pratiques : sécurité, conservation et auditabilité

Au-delà de l’installation, il est crucial d’anticiper les aspects techniques et organisationnels afin de garantir la horodatage, journal de caisse, intégrité des enregistrements et la pérennité des données. Instaurer des procédures d’archivage électronique avec sauvegarde chiffrée et des routines de vérification régulières permet de conserver la traçabilité des flux financiers et des opérations commerciales. La mise en place d’un journal d’audit consultable en cas de contrôle renforce l’auditabilité et facilite les rapprochements comptables. Par ailleurs, prévoir une stratégie de mise à jour logicielle planifiée et de contrôle des versions garantit l’application des correctifs et limite les vulnérabilités exposant les données à des altérations.

Côté gouvernance, formaliser des contrôles internes et un plan de continuité (procédures de restauration, redondance des sauvegardes, tests de récupération) diminue le risque d’interruption d’activité et protège contre la perte d’information essentielle pour la conservation légale. La sécurisation de l’accès, par des mécanismes d’authentification et de scellage numérique des fichiers, améliore la confiance des auditeurs et des autorités compétentes. Pour approfondir les aspects juridiques et opérationnels liés à la tenue des registres et à la conformité, consultez le site Guide Finance, qui propose des ressources pratiques pour la gestion des systèmes de caisse et des dispositifs d’enregistrement. En complément, prévoir des sessions de formation pour le personnel sur la gestion des incidents et la lecture des rapports permet d’optimiser l’exploitation des données tout en renforçant la prévention contre la fraude.